Cómo importar contactos en Gmail

Cuando se hace necesario exportar contactos de una cuenta de correo electrónico a otra, comienzan los dolores de cabeza. Migrar contactos de gmail, outlook, yahoo, thunderbird o hotmail, no es tarea sencillaLo elemental es entender el concepto del formato “.csv”, ya que es el estándar para hacer tanto exportaciones como importaciones de contactos.
El formato de archivo “.csv” es un formato de texto. Esto quiere decir que toda la información se codifica en formato de texto (puede verse en el bloc de notas, por ejemplo) cuando se exportan los contactos y cuando se importan esa codificación vuelve a traducirse para los contactos.
Los contactos pueden importarse de dos maneras: generando un archivo .csv o exportando los contactos de cualquier servidor de correo a un archivo .csv.
Para generar un archivo .csv la tarea es muy simple. Se abre una hoja de cálculo (Excel, Scalc de Openoffice, etc) y se coloca en la fila 1 de la planilla todos los campos que se requieran (por ejemplo: en la celda A1: Nombre, B1: Apellido, C1: correo electrónico, etc). Luego se van completando por columna los datos (siguiendo con nuestros datos en A2: José, B2: Romero, C2: joseromero@…., etc). Una vez completa la planilla se guarda el archivo con el formato .csv y después desde la cuenta de corrreo se importa ese acrchivo. Me preguntarán: ¿Eso es todo? y yo digo: si eso es todo. Pero hay algunas cuestiones que son extremadamente relevantes. En principio, el archivo de texto se guarda de la siguiente manera: en el primer renglón (esto se puede chequear con el bloc de notas, kate, etc) se definen los campos, es decir, el primer renglón será “Nombre”,”Apellido”,”correo electrónico”,etc. En el segundo renglón veremos “José”,”Romero”,”joseromero@….”. Esto significa que cada campo se completa con lo que está entre comillas (“”) y se separa de otro campo con la coma (,). Es extremadamente importante que en un campo vacío, figure al menos las comillas sin nada en el interior. Supongamos que sabemos la dirección de correo, pero no el nombre de la persona, entonces el campo debería quedar así: “”,”Romero”,”joseromero@….” Si sabemos nada más que la dirección de correo, entonces debería qeudar así: “”,””,”joseromero@….” Si llegara a faltar algún texto entre comillas, entonces seguramente la importación dará un error. Esto es para la generación de archivos, únicamente, porque la exportación de contactos de un servicio de correo completa estos espacios automáticamente. Pero debemos tener en cuenta que si lo hacemos generando el archivo, es necesario conocer para qué programa o cuenta de correo se está haciendo, ya que Yahoo, Hotmail, Gmail, Thunderbird y Outlook tienen distintas formas de armar el archivo .csv. Saber esto es muy fácil: hay que exportar los contactos de cualquier cuenta en un archivo .csv y lo pueden ver con el bloc de notas y con Excel u Openoffice. ¿Por qué es necesario hacer esto? Simplemente porque hotmail ubica el campo “correo electrónico” en un lugar diferente a las otras cuentas, entonces al exportar e importar, quedarán los campos desordenados. Por ejemplo, exportamos de hotmail e importamos en gmail y en el campo “correo electrónico” de gmail se copia el campo “teléfono” de hotmail.
Lamentablemente, el programa de Microsoft no convierte los archivos .csv en archivos .xls automáticamente, lo que permitiría llevarlos de texto (con “” y ,) a un archivo de hoja de cálculo fácilmente editable. La buena noticia es que el Scalc de Openoffice sí permite hacer esto y el editado de un .csv se torna muy fácil y ameno. (Nota: en se recomienda el uso de Openoffice 3.0 y no Microsoft que, además de ser gratuito, tiene algunas ventajas que dajeremos para otro post).

Como última e indispensable recomendación, tengan en cuenta que los nombres y apellidos en caso de estar en una misma celda, NUNCA DEBEN ESTAR SEPARADOS POR COMA (,), ya que el programa lo tomará como separador de un campo y saldrá el error. Es decir, no usar “Romero, José” en la misma celda, si no “Romero José”. Lo mismo ocurre con el punto (.) para los nombres como María. No usar “Ma.” si no “Ma” solamente.
Ahora bien, si queremos exportar de una cuenta e importar en otra, tenemos la opción (en todas la cuentas) de exportar en .csv para Outlook. Esto permite que de alguna manera todos los proveedores de correo electrónico “se entiendan entre sí”. Entonces, exportamos los contactos al archivo .csv de Outlook, lo guardamos en el escritorio y luego lo importamos desde la nueva cuenta de correo con la opción “Importar archivos .csv para Outlook” y listo. Puede suceder que los caracteres especiales como los acentos, se traduzcan en símbolos. Esto es común, pero es un poco más complejo para los usuarios con menos experiencia, así que lo dejo para una consulta o para alguien que tenga ganas de seguirlo.

Por último, una vez cargados los contactos, la forma de crear un grupo es muy sencilla (siempre en gmail, calro). Para ello, primero se crea el grupo, luego hay que pasar a la versión anterior de gmail (esta opción está arriba a la derecha) y se selecciona el grupo creado.  Debajo del grupo hay un recuadro para colocar las direcciones de correo que serán parte del grupo. Si fue armada la lista en una planilla de cálculo, entonces (este es un secretito) simplemente copian y pegan esas direcciones y le dan aceptar. El resultado es que los contactos guardados fueron anexados al grupo sin tener que seleccionarlos uno por uno.

Espero que les ayude a los que quieren migrar. Así como se recomienda el uso de Openoffice 3.0 para ofimática, se recomienda el uso de Gmail como proveedor de correo.

One Reply to “Cómo importar contactos en Gmail”

  1. Thank you!

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