Eficacia y eficiencia en las reuniones de trabajo

A la mayoría de nuestros cliente les preocupa la falta de eficacia y eficiencia en las reuniones de trabajo. Aburridas, largas, con falta de objetivos claros y sin sentido, es el resumen de la forma en que se refieren a ellas. La mayoría de las personas no saben por qué están allí, qué se espera de ellas ni por qué están escuchando ideas que nunca terminan de entender. «¿Y por qué no hacen nada por cambiarlo?», preguntamos. «Bueno. No sabemos cómo», suelen responderme.

Pero al ir más lejos, los problemas de eficacia incluyen, también, a personas incapaces de ordenar y sintetizar las ideas. En esta entrada, nos concentraremos en algunos trucos para hacer las reuniones más eficientes y efectivas. En otra entrada, hablaremos de las reuniones dirigidas por personas difíciles

Preparando la reunión

En primer lugar, hablaremos del espacio físico en el que se desarrollará la reunión. Muchas veces el lugar ya viene dado y no podemos hacer demasiado para acondicionarlo. Pero, en lo posible, buscaremos espacios en los que haya luz natural, orden, limpieza, mesa y sillas.

En segundo lugar, evitar aquellas cosas que disminuyan la eficacia y eficiencia de las reuniones de trabajo, ya que invitan a distraerse y a permanecer en el lugar: hablo de café, mate, galletas u otros elementos similares. Al mismo tiempo, obligar a las personas a apagar el celular o dejarlos en una caja fuera del lugar de reunión. Este punto se torna más fácil cuanto más corta es la reunión.

En tercer lugar, se puede pedir a las personas que preparen algunas ideas o información sobre los temas a tratar.

En cuarto lugar, recordar la reunión por medios eficientes (correo, mensaje, etc.) 24 horas antes. Con esto recordamos la agenda y, a la vez, las tareas que fueron encomendadas.

La reunión en sí

Finalmente, hablaremos de la eficacia y eficiencia en las reuniones de trabajo en sí. Recuerda llevar lapiceras y papel por si alguien olvida sus anotadores.

Aspectos a tener en cuenta:

• Moderador: una persona cuya función sea coordinar la reunión. Puede ser un rol rotativo en cada reunión.
• Orden del día: incluir todos los temas que se trataran en la reunión y ordenarlos por orden según el tiempo aproximado de resolución (esto es estimativo, ya que muchas veces es difícil de precisar) y cuáles no pueden dejar de tratarse. Por ejemplo: Poner en primer lugar de la lista cuál será el horario de apertura en verano y al final de la misma qué partida presupuestaria se le asignará a la publicidad (este último tema es crucial y no podrá darse por concluida la reunión sin haberse tratado).
• Establecer y comunicar cuál será el tiempo aproximado de la reunión: este tiempo, por lo general, se sabe con anticipación en base a otras reuniones similares y puede aproximarse con cierta precisión. Comunicando el plazo de la reunión, las personas saben que tienen que ordenar sus actividades y estar disponibles para la misma. Aunque puede abrumarlas en un principio, disminuye la ansiedad durante la reunión.
• Dividir el tiempo aproximado de la reunión por la cantidad de temas a tratar: si la reunión durará 120 minutos (dos horas) y hay 10 temas por incluir, entonces cada tema tendrá 12 minutos.
• Dividir el tiempo por tema en la cantidad de participantes: Si en la reunión hay 6 personas, entonces cada persona tendrá exactamente 2 minutos para referirse sobre el tema a tratar.

Dinámica de la reunión

Al organizarse los temas por tiempo aproximado de resolución, es probable que, para los primeros temas, el tiempo requerido sea menor al estimado. El tiempo sobrante se irá acumulando para el final de la reunión, para temas que requieran mayor tiempo en su tratado.

El moderador designado, da la palabra otorgando la mitad del tiempo estimado para cada persona a fin de que se explaye sobre el tema en particular. Finalizada la ronda, se lee en voz alta los puntos claves dicho por cada persona, se ajustan los malos entendidos y se vuelve, una vez, a realizar la ronda de palabra para que cada persona agregue u observe sobre lo dicho.

Una vez expresados y aclarados todos los puntos de vista, empieza la etapa de tomar decisiones. En caso de requerir más datos o análisis para las mismas, las decisiones se postergarán hasta lo que se crea oportuno.

Observaciones sobre la metodología

Las reuniones realizadas bajo este esquema muestran claramente las ventajas a la hora de aumentar la eficacia y eficiencia de las reuniones de trabajo. Pero, a su vez, suelen generar resistencia en algunas personas que se sienten coartadas al tener un tiempo máximo de exposición. Los argumentos más comunes refieren a que el tiempo asignado para exponer es demasiado breve y que los temas abordados requieren más tiempo. Para el primer caso, diremos que en dos minutos una persona puede leer en voz alta una página A4 sin necesidad de apurarse. Cualquier idea puede dejarse en claro en ese lapso aunque se necesite más tiempo para fundamentar. Si aún así la situación requiere más tiempo, tal vez se necesite de un informe por escrito.

Para el segundo caso, diremos que, entonces, se debe replantear la reunión para que haya más tiempo por cada tema a abordarse. Si la cantidad de temas a tratar excede al tiempo estimado de la reunión, lo recomendable es plantear dos reuniones o disminuir los temas a tratar. Hay problemáticas que pueden resolverse en pocos segundos (sobre todo aquellas decisiones operativas) y hay situaciones que no requieren ser planteadas en una reunión.

Al cambiar la forma de abordar las reuniones por otras que eviten la dispersión, la eficacia y eficiencia en las reuniones de trabajo, también cambiará.